中国化工信息中心会计档案管理办法

第一章  总则

　　第一条 为了加强中国化工信息中心（以下简称“中心”）会计档案管理,保证会计档案的安全、可用、完整、真实,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本单位实际情况，制定本办法。

　　第二章  会计档案管理部门

　　第二条 办公室和财务部共同负责“中心”会计档案的管理工作，包括会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等。

　第三条 财务部应明确会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等要求，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第四条 会计档案移交前由财务部档案管理人员负责保管，移交后由办公室指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

第三章  会计档案的归档范围

第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映“中心”经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计资料。

第六条 应当进行归档的会计资料具体包括：

1、会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证和记账凭证。

　　2、会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及各种辅助账簿等。

　　3、财务报告：包括月度、季度、年度会计报表，附表及报表附注，财务分析报告、财务情况说明书等文字资料和年度审计报告。

4、票据资料：包括增值税专用发票抵扣联，增值税作废发票全联次及发票作废统计表、正数发票废票清单，增值税红字发票相关联次及发票红字冲销统计表、负数发票清单，发票领用登记簿，收据存根，作废支票及支票领用登记簿等。

5、税务、统计和银行资料：纳税申报表，涉税报送资料、税务备案资料，税审报告等；银行对账单、银行存款余额调节表以及其他相关银行证明资料；统计报表以及相关报送资料。　　

6、其他纸质会计资料：专项审计报告、内部审计报告，员工工资表，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书以及其他具有保存价值的会计资料等。

7、电子会计资料：包括

（1）财务软件元数据备份文件，

（2）纳税申报系统元数据备份文件及导出的电子表格，

（3）报表系统元数据备份文件及导出的电子表格，

（4）网银系统导出的电子对账单，

（5）银行余额调节表电子版，

（6）其他与财务相关的电子档案。

第四章  会计档案的整理和装订

第七条 财务部分工作岗位定期整理装订各自职责范围内应归档的会计资料，且于会计年度终了后，统一交由档案管理人员。

档案管理人员应按照归档要求，对所有会计档案进行整理、分类立卷并按顺序编号。原则上每年6月底之前完成上一年度所有会计档案的整理、装订，并形成会计档案保管清册。     

第八条 各类会计档案整理、装订的具体要求

1、会计凭证

　 （1）每月按记账凭证分类后的顺序装订上月凭证，应根据凭证数量的多少组合装订，要求做到附件齐全，整齐、牢固、美观，便于查阅和复印。

（2）凭证封面的所有内容应填写齐全，包括单位名称、年度、月份、起止日期、册数、号码、装订人签章等。

2、会计账簿

（1）财务部档案管理人员应于年度审计结束后1个月内，分类打印并装订上一年度所有会计账簿，装订时应装订封面和封底。账簿封面填写应正确、完整，内容包括账簿名称、册数、页数、归属时间、财务负责人及账簿保管人签章等。

（2）账簿装订应对每页连续编号，编制并打印装订目录，详细记录每个科目的起止页码。

3、财务报告

各类会计报表和报告按要求报送完成后，应存电子版一份，且按月打印久其报表系统中的主表，并整理、装订，年度终了后统一交由档案管理人员存档。

审计报告应完善签章并扫描贴有防伪标签的报告后，同时保存电子版和纸质版。

4、其他纸质档案

各岗位根据获取资料的方式和重要程度保存电子版、纸质版或者两者同时保存，纸质版应按月整理装订，年度终了统一交由档案管理人员存档。

5、电子会计档案

（1）财务软件系统和纳税申报系统的元数据文件、报表，银行等电子数据应定期导出备份，并分别拷贝在电脑硬盘和移动硬盘上，数据文件名称命名应统一规则、便于识别。

（2）应同时保存电子版和纸质版的文档、表格，务必做到内容同步、完全一致。

（3）所有电子会计资料应由接收、形成相关电子资料的岗位人员与档案管理人员同时保存。

第五章  会计档案的保管和移交

第九条 “中心”当年形成的会计档案在会计年度终了后，由财务部保管3年，期满后移交办公室由专人保管。财务部应根据国家档案管理的有关规定保管会计档案，且出纳人员不得兼管会计档案。

档案管理人员变动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，并依据所列内容与接管人员逐项交接。

第十条 “中心”各类会计档案的保管期限分为永久、定期两类，从会计年度终了后的第一天算起，具体期限应按照本办法附表执行。

第十一条 财务部与办公室办理会计档案移交时，须编制会计档案移交清册，列明移交档案的名称、册数、起止年度、编号、应保管期限和已保管期限等内容。移交完毕后，交接双方经办人和监督人均应在移交清册上签字。原则上每年3月底之前完成会计档案移交工作。

本办法附表中列明具体保管期限的纸质档案应封口或装盒后移交，所有电子会计档案拷贝至U盘封入文件袋后一并移交。办公室接收保管的会计档案，不得随意拆封，确有必要重新整理的，应会同财务部共同完成。

　第六章  会计档案的借阅使用

第十二条 所有会计档案的借用，必须在财务部登记备案，借用人应详细填写单位/部门、借用日期、数量、内容、是否复制、预计归还时间等并签名（与身份证上姓名一致）确认。

除审计、主管部门或上级单位的检查外，会计档案原则上不得对外（外部单位及财务部以外的部门）借阅使用，确有必要应提交OA申请，经“中心”相关领导批准后办理。

第十三条 借用纸质会计档案，必须由财务部档案管理人员陪同，如审计、检查等持续时间较长的借用，应办理档案临时交接手续。借用地点仅限档案室、财务部或指定会议室，特殊情况必须经“中心”主任批准。会计档案借用后应按期归还。

第十四条 借用会计档案，不得在案卷中乱画、标记，不得拆散原卷册和抽换，不得携带外出或复制原件。确需复制会计档案的，应提交OA申请，经相关领导审批后办理。“中心”会计档案复制件仅限用于申请用途，不得私自外传及挪作他用。

　　第七章  会计档案的销毁

　　第十五条 会计档案保管期满，需要销毁时，由办公室提出销毁意见并编制会计档案销毁清册，会同财务部共同审核、鉴定后，报经“中心”档案鉴定销毁工作领导小组签批后方可销毁。

对其中未结清的债权、债务会计凭证以及其他未了结事项的会计凭证不得销毁，应单独抽出、另行立卷，由办公室保管到未了事项完结为止。

第十六条 销毁会计档案时，应由办公室和财务部共同派人监销。监销人在会计档案销毁前，应根据销毁清册认真清点、核对；销毁后，应在销毁清册上签名盖章。

第八章  附则

　　第十七条 本办法由财务部负责解释，自签发之日起实施。

第十八条 本办法未尽事宜，按国家有关规定执行。

附表：《会计档案保管期限表》

附表

会计档案保管期限表

备注：

1、其他未在表中列明的纸质会计档案保管期限，国家有规定的，从其规定；国家没有规定的，统一设定为10年。

2、电子会计档案保管期限应参照纸质档案类别标准设定。